Les charges locatives récupérables sont les dépenses que vous avancez en tant que propriétaire et que vous pouvez légalement refacturer à votre locataire. Leur liste est strictement fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 : eau, chauffage collectif, électricité des parties communes, entretien courant, taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Tout ce qui n’y figure pas reste à votre charge — y compris les gros travaux, les honoraires de syndic et la taxe foncière. Récupérer une dépense hors liste vous expose à un remboursement sur 3 ans.
Si vous gérez vos locations seul, les charges sont souvent le premier point de friction avec le locataire. Ce guide vous donne la liste complète, la méthode de calcul des provisions, le déroulé de la régularisation annuelle et les erreurs qui déclenchent les litiges. Pour le cadre général, voyez notre guide gestion locative sans agence.
Charges locatives récupérables : ce que dit la loi
Le principe vient de l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 : le propriétaire peut récupérer sur le locataire certaines charges, mais uniquement celles inscrites sur une liste limitative. Cette liste est l’annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987, et elle n’a quasiment pas bougé depuis.
« Limitative » est le mot important. Il ne s’agit pas d’une liste d’exemples : si une dépense n’y est pas nommée, elle n’est pas récupérable. Peu importe qu’elle vous paraisse logique ou qu’elle profite au locataire.
Trois conditions doivent être réunies pour qu’une charge soit récupérable :
- Elle figure dans le décret de 1987 — c’est la condition de base, non négociable.
- Elle correspond à une dépense réellement engagée — vous devez pouvoir produire les factures.
- Elle est prévue au bail — le contrat doit indiquer le mode de règlement des charges (provisions, forfait ou charges réelles).
La liste complète des charges récupérables
Le décret classe les charges en trois grandes familles.
1. Les services liés au logement et à l’immeuble
- Eau froide, eau chaude et chauffage collectif : consommation, produits de traitement de l’eau, exploitation et entretien des compteurs et des installations.
- Électricité des parties communes : éclairage des couloirs, caves, local poubelles, parking.
- Ascenseur et monte-charge : électricité, exploitation, menues réparations (boutons d’appel, ampoules de cabine, remplacement de cordes), visites périodiques de contrôle.
- Installations individuelles : chauffage et production d’eau chaude, robinetterie — entretien courant et menues réparations.
2. Les dépenses d’entretien et de menues réparations
- Entretien des parties communes intérieures : nettoyage des sols, vitres, murs, enlèvement des déchets, produits d’entretien, ampoules.
- Entretien des espaces extérieurs : allées, aires de stationnement, espaces verts, taille des arbres et arbustes, remplacement du sable des bacs.
- Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures, des bouches d’aération, des gouttières.
- Hygiène : désinsectisation, dératisation, fourniture de sacs et conteneurs à déchets.
- Équipements divers : antenne collective, interphone, vigik, portail automatique (entretien seulement, pas remplacement).
3. Les taxes et redevances
- Taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) — la plus courante, souvent oubliée par les bailleurs débutants alors qu’elle représente parfois 150 à 300 € par an.
- Redevance d’assainissement.
- Droit de bail, le cas échéant.
Le cas du gardien ou de l’employé d’immeuble
C’est la règle la plus souvent mal appliquée. La part récupérable dépend des tâches du gardien :
- Il assure à la fois l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets → 75 % de sa rémunération et charges sociales sont récupérables.
- Il n’assure qu’une seule de ces deux tâches (ou aucune) → 40 % seulement.
Vérifiez systématiquement ce pourcentage sur l’appel de fonds de votre syndic : les erreurs à 100 % existent.
Quelles charges ne sont PAS récupérables
Ces dépenses restent définitivement à votre charge, même si le bail prétend le contraire — une clause contraire est nulle.
- La taxe foncière (sauf la TEOM qui y figure sur l’avis d’imposition).
- Les honoraires de syndic et frais d’administration de la copropriété.
- Les gros travaux et le remplacement d’équipements : ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement de la chaudière collective, remplacement de l’ascenseur, changement des fenêtres.
- Les travaux de mise aux normes et de rénovation énergétique.
- L’assurance propriétaire non occupant (PNO) et l’assurance loyers impayés.
- Les frais de gestion locative, de rédaction de bail, d’état des lieux (hors cas de recours à un tiers partagé 50/50).
- Les frais de contentieux et de recouvrement.
- Les primes d’assurance de l’immeuble payées par la copropriété.
Provisions, forfait ou charges réelles : quel mode choisir
Le bail doit préciser comment les charges sont réglées. Trois options existent, et toutes ne sont pas disponibles selon le type de location.
Les provisions pour charges (le plus courant)
Vous demandez une avance mensuelle, puis vous régularisez une fois par an sur la base des dépenses réelles. C’est obligatoire en location vide, et c’est le mode à privilégier en meublé dès que les charges sont significatives.
Le montant de la provision doit être « justifié » : calé sur les charges réelles de l’année précédente ou sur le budget prévisionnel de la copropriété. Une provision gonflée volontairement est contestable, une provision trop faible vous expose à une régularisation brutale que le locataire aura du mal à absorber.
Le forfait de charges (meublé et bail mobilité uniquement)
Un montant fixe, versé avec le loyer, sans régularisation ni justificatifs. Simple, mais définitif : si les charges réelles explosent, vous ne pouvez rien récupérer en plus. Le forfait doit rester « raisonnable » au regard des charges réelles.
Les charges réelles
Vous refacturez au centime près, sur présentation des factures. Transparent mais lourd en gestion, et inconfortable pour le locataire qui ne peut pas lisser sa trésorerie.
Comment calculer et régulariser les charges locatives
La régularisation annuelle est l’étape qui déclenche le plus de contestations. Voici le déroulé correct.
Étape 1 — Rassembler les dépenses de l’année
Récupérez l’arrêté des comptes de la copropriété (ou vos factures directes en maison individuelle). Isolez uniquement les postes récupérables, en écartant travaux, honoraires de syndic et provisions pour fonds de travaux.
Étape 2 — Appliquer les tantièmes de votre lot
En copropriété, les charges sont réparties selon les tantièmes. Votre quote-part figure sur l’appel de fonds. Pour un logement en maison individuelle, vous refacturez la dépense réelle.
Étape 3 — Proratiser si le locataire n’a pas occupé toute l’année
Un locataire entré le 1er mai ne doit que 8/12 des charges de l’année. Ce prorata au mois (voire au jour) est une source classique d’erreur.
Étape 4 — Comparer aux provisions encaissées
Charges réelles supérieures aux provisions → vous réclamez le solde. Inférieures → vous remboursez le trop-perçu. Le remboursement n’est pas une option : il est dû.
Étape 5 — Envoyer le décompte un mois avant
Vous devez adresser au locataire le décompte par nature de charges, avec le mode de répartition, au moins un mois avant la date d’exigibilité. Les justificatifs doivent être tenus à sa disposition pendant 6 mois.
Exemple chiffré
Appartement en copropriété, provision de 80 €/mois, locataire présent toute l’année 2025.
- Provisions encaissées : 80 × 12 = 960 €
- Quote-part eau froide et chauffage collectif : 610 €
- Électricité parties communes : 95 €
- Entretien et nettoyage : 180 €
- Gardien (75 % de 240 €) : 180 €
- TEOM : 215 €
- Total récupérable : 1 280 €
Solde dû par le locataire : 1 280 − 960 = 320 €. Dans ce cas, pensez à réviser la provision à la hausse (environ 107 €/mois) pour l’année suivante, afin d’éviter de reproduire le même rattrapage.
Les délais à connaître absolument
- Régularisation annuelle : au moins une fois par an. Sans régularisation, vous ne pouvez rien réclamer.
- Décompte au locataire : un mois avant l’exigibilité du solde.
- Mise à disposition des justificatifs : 6 mois après l’envoi du décompte.
- Prescription (loi ALUR) : 3 ans. Vous pouvez réclamer un arriéré de charges jusqu’à 3 ans en arrière — et le locataire peut réclamer un trop-perçu sur la même durée.
- Paiement échelonné : si la régularisation intervient plus d’un an après l’exercice concerné, le locataire peut exiger un étalement sur 12 mois.
Les 5 erreurs qui coûtent cher aux bailleurs
- Récupérer une dépense hors liste. Honoraires de syndic ou ravalement refacturés : le locataire peut réclamer le remboursement sur 3 ans, et il obtient gain de cause.
- Ne jamais régulariser. Garder la provision comme un complément de loyer est illégal. En cas de litige, vous remboursez.
- Oublier le prorata d’occupation. Une année incomplète facturée en entier est une erreur facilement démontrable.
- Appliquer 100 % du salaire du gardien. Le plafond est de 75 % ou 40 % selon les tâches.
- Ne pas conserver les justificatifs. Sans factures ni arrêté des comptes, vous ne pouvez rien prouver devant la commission départementale de conciliation.
Automatiser le suivi des charges quand on gère seul
Le vrai problème des charges récupérables n’est pas la règle de droit, c’est la tenue des comptes sur 12 mois : encaisser une provision chaque mois, stocker les factures, isoler les postes récupérables, proratiser, puis produire un décompte lisible.
Avec Propsync System, les provisions sont intégrées à l’appel de loyer mensuel et suivies automatiquement, les quittances distinguent loyer et charges, et vos justificatifs restent attachés au bail concerné. Au moment de la régularisation, vous avez le total encaissé sous les yeux au lieu de reconstituer un an d’historique dans un tableur.
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FAQ — Charges locatives récupérables
Quelles sont les charges locatives non récupérables ?
Ne sont pas récupérables : la taxe foncière (hors TEOM), les honoraires de syndic, les gros travaux et remplacements d’équipements (ravalement, toiture, chaudière collective, ascenseur, fenêtres), les travaux de mise aux normes, l’assurance propriétaire non occupant, les frais de gestion locative et les frais de contentieux. Toute clause du bail qui tente de les refacturer est nulle.
Comment le propriétaire peut-il récupérer les charges locatives ?
Trois modes sont possibles. Les provisions mensuelles avec régularisation annuelle (obligatoire en location vide), le forfait fixe sans régularisation (réservé au meublé et au bail mobilité), ou la refacturation des charges réelles sur justificatifs. Le mode retenu doit être écrit dans le bail, sinon aucune récupération n’est opposable au locataire.
Comment puis-je calculer les charges locatives récupérables ?
Partez de l’arrêté des comptes de la copropriété ou de vos factures. Isolez les seuls postes listés par le décret de 1987, appliquez les tantièmes de votre lot, proratisez selon la durée d’occupation du locataire sur l’exercice, puis comparez au total des provisions encaissées. L’écart constitue le solde à réclamer ou le trop-perçu à rembourser.
Quelles sont les charges que l’on peut imputer au locataire ?
Essentiellement l’eau et le chauffage collectif, l’électricité des parties communes, l’entretien et les menues réparations des parties communes et des équipements (ascenseur, interphone, espaces verts, vide-ordures), l’hygiène et l’enlèvement des déchets, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la redevance d’assainissement, et 75 % ou 40 % de la rémunération du gardien selon ses tâches réelles.
Combien de temps un propriétaire peut-il réclamer des charges oubliées ?
Trois ans depuis la loi ALUR. Au-delà, la dette est prescrite. Cette prescription joue dans les deux sens : le locataire disposant d’un trop-perçu peut également le réclamer pendant trois ans. Et si votre régularisation porte sur un exercice clos depuis plus d’un an, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur douze mois.